این که کدام کارمند ترفیع بگیرد و مسئولیت‌های سنگین‌تری به او واگذار بشود، برای مدیران و رهبران سازمان‌ها و کسب‌وکارها تصمیمی دشوار است. اگر فرد نامناسب یا ناآماده را در منصبی تازه قرار دهیم، باید پیامد‌های گاه جدی آن را به جان بخریم. بعد ملزوم است که نشانه‌های آماده‌نبودن کارمند خود را بدانیم. در این مقاله، رایج‌ترین این نشانه‌ها را نقل می‌کنیم، سپس راه حلهایی را نظر می‌دهیم که با منفعت گیری از آنها بتوانید راحت‌تر خبر ترفیع‌نگرفتن را به کارمندانتان بدهید.

نشانه‌های آماده‌نبودن کارمندان برای ترفیع

در جایگاه مدیر، ماموریت شما برسی دقیق تک‌تک نامزدان ترفیع شغلی و گرفتن تصمیم نهایی است. برای شناسایی کارمندانی که آمادگی کافی ندارند، از نشانه‌هایی منفعت گیری کنید که در این قسمت گفتن کرده‌ایم.

۱. کارکرد آنها باثبات نیست

به گمان زیاد این بارزترین نشانه آماده‌نبودن کارمندان برای ترفیع است. اگر کارکرد آنها باثبات و مطلوب نیست و در طول زمان فرازوفرود بسیاری دارد، به‌معنی تأثیرپذیری آنها از شرایط محیطی یا روانی است. اگر آنها در موقعیت جاری این چنین عملکردی دارند، چه تضمینی هست که در موقعیت تازه‌ و سخت‌تر باثبات عمل کنند؟

۲. چالش‌پذیر نیستند

بعضی اوقات اوقات میانه کار مشکلاتی پیش می‌آیند. آیا کارمندتان اراده ملزوم برای داوطلب‌شدن و حل آنها را داشته است؟ آیا رویکرد کارمند شما در قبل مشخص می کند که او روحیه پذیرفتن چالش‌های تازه را دارد؟ اگر جواب این سوال‌ها منفی است، باید در تصمیم خود برای ترفیع او تجدید نظر کنید.

۳. اهل کار تیمی نیستند

این روزها زیاد تر کارها گروهی انجام خواهد شد. به این علت توانایی کار تیمی یکی از با اهمیت ترین توانایی‌های نرم در محیط کار است. کار تیمی یعنی توانایی برقراری ربط مؤثر با دیگر اعضا، مسئولیت‌پذیری و گاه فداکاری برای اهداف تیم. اگر کارمند شما فردی گوشه‌گیر است و رغبتی به همکاری با دیگران ندارد، گزینه مناسبی برای ترفیع نیست.

۴. تمایلی به یادگیری توانایی‌های تازه ندارند

یکی از شاخص‌های مهم تمایل کارمندان به یادگیری است. آیا کارمندی که تصمیم ترفیع او را دارید، در کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی شراکت فعال داشته است؟ آیا او تلاش کرده است توانایی‌های خود را ارتقا دهد؟ باز اگر جواب این سوال‌ها منفی یا مبهم است، بهتر است دست نگه دارید.

۵. مهار استرس برایشان راحت نیست

هرچه رتبه شغلی فرد بالاتر باشد، مسئولیت سنگین‌تری به مسئولیت اوست. به این علت استرسی که در معرضش قرار می‌گیرد هم زیاد تر خواهد می بود. اگر کارمند شما در رتبه جاری توانایی کافی برای مهار استرس خود را ندارد، چطور می‌خواهد در کارهای دشوارتر این کار را کند؟

چطور با کارمندی که آماده ترفیع نیست حرکت کنیم؟

حال که با نشانه‌های آماده‌نبودن کارمندتان آشنا شدید، چطور این قضیه را با او در بین بگذارید؟ این نوشته حساسی است چراکه احتمالا روحیه و رابطه بین او و شما را خراب کند. با مراعات نکاتی که در این قسمت نقل شده‌اند، می‌توانید سخن بگویید درمورد دلایل ترفیع‌نگرفتن را به‌خوبی پیش ببرید.

۱. سخن بگویید را با همدلی اغاز کنید

پیش از آنکه سراغ دلایل ترفیع‌نگرفتن بروید، از کوششهای کارمندتان سپاس کنید. به او نشان دهید که حواستان به زحمات او هست. با این کار او را فهمید می‌کنید که کار او دیده می‌بشود. ذهنیت او و خودتان را از خبر بد به فرصتی برای تشکیل فهمیدن متقابل تبدیل کنید.

۲. حمایتخود را نشان دهید

سخن بگویید درمورد ترفیع‌نگرفتن فقط نباید محدود به تشریح دلایلش باشد. برعکس این جلسه فرصتی برای برسی نقاط قوت و ضعف کارمندتان و اظهار آمادگی برای حمایتاز او جهت ارتقا در آینده است.

به او نقاط قوتش را یادآور شوید. برای مثال بگویید من از این که در فلان نوشته یا بهمان کار تلاش و عملکردی خوبی داشتی ممنونم. امیدوارم در آینده بتوانیم با تحکیم فلان توانایی‌ها تو را آماده ترفیع رتبه کنیم.

۳. بر آینده تمرکز کنید

اجازه ندهید او مباحثه با ناامیدی و حس ناکامی کارمندتان همه بشود. به او بگویید که پتانسیل رشد دارد. اگر او بخواهد و اراده کند، می‌تواند با حمایتشما به موقعیت‌های بهتر ارتقا اشکار کند.

چطور دلایل ترفیع‌نگرفتن کارمندمان را تشریح کنیم؟

تشریح دلایل ترفیع‌نگرفتن چنان مهم است که اگر به‌درستی نقل و فهمیدن نشود، امکان پذیر عرصه‌ساز تعداد بسیاری از دلخوری‌ها و سوءتفاهم‌ها در آینده بشود. دلایل فنی ترفیع‌نگرفتن در هر شغلی متفاوت است. بااین‌حال می‌توان ترفیع‌گرفتن یا نگرفتن در همه مشاغل را در ۳ محور «لیاقت‌های شغلی‌»، «پتانسیل رشد» و «بینش» چهارچوب‌بندی کرد.

۱. لیاقت‌های شغلی

لیاقت شغلی به مجموعه‌ای از توانایی‌ها و دانش‌ها حرف های می‌بشود که فرد برای تصدی یک شغل به آنها نیاز دارد. برخی توانایی‌ها عمومی و برخی دیگر تخصصی‌اند. این چنین می‌توان این توانایی‌ها را به ۲ دسته سخت و نرم تقسیم کرد. توانایی‌های سخت همانند خواندن و نوشتن توانایی‌های پایه‌ای می باشند که هر فرد در هر شغلی به آنها نیاز اشکار می‌کند. توانایی‌های نرم اما دسته‌ای می باشند که این روزها اهمیت بیشتری دارند، توانایی‌هایی همانند کار تیمی، همدلی، ربط مؤثر با دیگران، ضمانت و مسئولیت‌پذیری.

با دقت به موارد حرف های‌شده، اگر قرار است درمورد دلایل ترفیع‌نگرفتن کارمندان سخن بگویید کنید، باید فهرستی از توانایی‌های موردنیاز آن موقعیت شغلی و برسی کارمندتان از آن توانایی‌ها را در اختیار داشته باشید. به او نشان دهید که کدام‌یک از توانایی‌های ملزوم را دارد و در کدام‌یک نیاز به بهبود دارد.

۲. پتانسیل رشد

پتانسیل رشد اراده و توانایی فرد برای رشد و گسترش توانایی‌هایش را مشخص می کند. این شاخص مشخص می کند که فرد تا چه حد آماده رشدکردن است و چه مقدار انگیزه برای این کار دارد. این شاخص بر مبنای ۴ مؤلفه تعریف می‌بشود:

• کنجکاوی؛
• نگرش؛
• شراکتجویی؛
• اراده.

برسی هرکدام از این مؤلفه‌ها چه به روش مقداری و چه به روش کیفی مقدور است، اما روش مقداری شفافیت بیشتری دارد. با پشتیبانی واحد منبع های انسانی و نیز مشاهده‌های خود و بازخورد سایرین می‌توانید این مؤلفه‌ها را برسی کنید.

۳. بینش

بینش به‌معنی نگاه و فهمیدن دیگران از یک نوشته است. این که دیگران چه فکری درمورد ما و کارکرد ما دارند، بینشی است که آنها از ما در ذهن خود تشکیل می‌کنند. چطور می‌توانیم بفهمیم بینش دیگران به کارمندی که تصمیم ترفیعش را داریم چیست؟ یک روش ساده پرس‌وجوکردن است. یقیناً احتمالا کارمندان به‌علت رودربایستی یا دلایل دیگر، جواب‌های راحتی ندهند. به همین خاطر باید از مشاهده‌های غیرمستقیم و نحوه برخورد دیگران این شاخص را برسی کنیم.

پیش از سخن بگویید در این عرصه، از کارمندتان بخواهید تا تصویری را که فکر می‌کند دیگران از او دارند گفتن کند. هنگامی آنها بینش خود را توضیح دادند، شما نیز با اراعه مثال‌های روشن، بینشی را با او در بین بگذارید که خود و سایرین در محیط کار به او دارید. به تفاوت‌های بینش او و سایرین دقت کنید. اینها نکاتی می باشند که باید اصلاح شوند.

برای فهمیدن بهتر شاخص بینش مثالی می‌زنیم. فکر کنید شما خود را به‌گفتن فردی که اهل شراکت و همکاری است معارفه کرده‌اید، اما گزارش‌ها و بازخوردهای ما از همکاران نشان خواهند داد که می‌توانستید زیاد تر در این عرصه فعال باشید. فکر می‌کنید چطور می‌بشود بین بینش خودتان از خودتان و بینش سایرین از شما همخوانی بیشتری تشکیل کرد؟

می‌توانید به‌گفتن مدیر پیشنهادهای خود برای تحکیم هرکدام از موارد نقل‌شده را گفتن کنید.

پیشنهاد پایانی

سخن بگویید‌کردن درمورد دلایل ترفیع‌نگرفتن کاری حساس است که حتی احتمالا سرنوشت کاری یک کارمند را تحول دهد. به این علت برای برسی همه‌جانبه همه شاخص‌ها زمان ملزوم را صرف کنید. سپس در زمان مناسب نوشته را با او در بین بگذارید. زمان او مباحثه این مسئله را فراموش نکنید که مقصد شما افزایش شانس کارمندتان برای ترقی شغلی است. بعد با نگاهی مثبت و همدلانه و همراه با پیشنهادهای گوناگون برای رشد در آینده سخن بگویید را پیش ببرید.

هرکسی در هر شغلی امکان پذیر در موقعیتی قرار بگیرد که ناچار به استعفا بشود. در این چنین موقعیتی ملزوم است علاوه‌بر هماهنگی‌های شفاهی، نامه استعفای خود را نیز تقدیم مدیر و سازمان خود کنیم. نوشتن این نامه اصول و و قواعدی دارد که بهتر است آنها را بیاموزیم. در این مقاله، این اصول و قواعد و یک نمونه استعفا نامه را نوشته‌ایم. بعد تا آخر مقاله با ما همراه باشید.

چرا باید نامه استعفا بنویسیم؟

نامه استعفا سندی رسمی است که مشخص می کند شما کارتان را رها کرده‌اید. واحد منبع های انسانی بر مبنای تاریخ ترک کار که در نامه نیز قید می‌بشود، کار تسویه حساب شما را انجام می‌دهد. آنها طبق معمول بعد از دریافت نامه، آن را در پرونده شما بایگانی می‌کنند. بعد بسته به نوع کار، بعضی اوقات اوقات باید حتما استعفا نامه بنویسید. این چنین در صورت نیاز باید در متن استعفا نامه به نکات مهم برای اداره امور در غیاب شما تا زمان جایگزینی فرد تازه اشاره کنید.

متن نامه استعفا

نامه استعفا در کل از ۵ قسمت زیر راه اندازی شده است:

1. اظهار استعفا؛
2. آخرین روز کاری؛
3. تقدیر و سپاس؛
4. اشاره به آینده یا گفتن اطلاعات مهم؛
5. امضا.

چطور نامه استعفا بنویسیم؟

پیش از نوشتن متن نامه اظهار قطع همکاری، حتما استعفای خود را شفاهی به مدیر و واحد منبع های انسانی اظهار کنید. تعداد بسیاری از شرکت‌ها دست‌کم یک ماه زمان نیاز دارند تا فردی را جانشین شما کنند. این چنین احتمالا بنا بر عرف و قواعد درون‌سازمانی، ملزوم باشد نامه خود را برای یک یا چند نفر بفرستید. بعد از هماهنگی‌ها، می‌توانید استعفا نامه خود را با مراعات قدم‌های زیر بنویسید.

۱. زمان و ساعت نگارش نامه را قید کنید

اگر نامه را به‌صورت ایمیل می‌فرستید، نیازی به مراعات این مسئله ندارید چراکه هر ایمیل شامل تاریخ و ساعت ارسال است. اما اگر نامه را چاپی یا دست‌نویس تحویل می‌دهید، حتما بالای سمت چپ صفحه، تاریخ و ساعت نگارش نامه را قید کنید.

۲. گفتن نامه را تنظیم کنید

بعد از نوشتن عبارت استعفا نامه در مرکز صفحه، در سمت راست نامه، نام فرد یا افرادی را بنویسید که نامه خطاب به آنها نوشته شده است.

۳. استعفای خود و علت آن را اظهار کنید

آشکار و شفاف استعفای خود و دلیلش را اظهار کنید تا متن استعفا تاثیرگذار بشود. برای مثال بگویید که به دلایل خانوادگی و شخصی، تحصیلی، مهاجرت یا شغلی تازه تصمیم رهاکردن کار جاری را دارید.

۴. آخرین هفته یا روز کاری خود را اشکار کنید

در متن نامه به آخرین روز یا هفته‌ای که سر کار خود وجود دارید، اشاره کنید. این کار به سازمان زمان می‌دهد تا خودش را با تغییرات سازگار کند. امکان پذیر سازمان از شما بخواهد زمان بیشتری بمانید. بهتر است پیش از نوشتن این قسمت، شفاهی با مدیر خود مشورت کنید و سر یک تاریخ اشکار به توافق برسید.

۵. از همکاران و مدیر خود سپاس کنید

گرچه شما سازمان را ترک می‌کنید، نگه داری روابط قبلی همیشه سودمند و ملزوم است. به این علت از همکاران و مدیران خود سپاس کنید و در حد یکی‌دو خط به ازمایش ها خوبی اشاره کنید که در همکاری با ایشان داشته‌اید.

۶. به اهداف آینده یا اطلاعات مهم اشاره کنید

اگر شغل شما به طوری است که همکاران یا فرد جانشین باید به نکاتی آگاه شوند، به آنها در این قسمت اشاره کنید. این موارد را شفاهی نیز با مدیر خود در بین بگذارید. در صورتی که نیاز به این چنین کاری نباشد، می‌توانید در حد یکی‌دو خط به آمادگی خود برای همکاری جهت انتقال سریع تر و نیز اهداف کلی خود در آینده اشاره کنید.

۷. راه ارتباطی خود را ذکر کنید

این قسمت اختیاری است و بستگی دارد که به چه علت کارتان را رها می‌کنید. اگر مایلید هم چنان با همکاران و مدیرتان در ربط بمانید، این قسمت را به نامه خود اضافه کنید.

۸. نامه را امضا کنید

در آخر، گوشه سمت چپ نام و نام خانوادگی خود را بنویسید و حتما آن را امضا کنید.

نکاتی برای نوشتن استعفا نامه

بد نیست زمان نوشتن نامه استعفای خود و تحویل آن، به نکات زیر دقت کنید تا نامه‌تان بهتر و تأثیرگذارتر بشود.

۱. لحن نامه خود را مثبت کنید

صرف‌نظر از علت استعفا، از جملاتی منفعت گیری کنید تا متن استعفا تاثیرگذار بشود و زمان نگه داری ربط در آینده را از شما نگیرد. به‌جای انتقاد یا مرور وقایع ازردهکننده، بر موارد سازنده و مثبت پافشاری کنید.

۲. استعفا نامه خود را شخصا تحویل دهید

در صورت امکان، نامه خود را حضوری تحویل گیرنده(گان) دهید.

۳. مختصر و سودمند بنویسید

در نامه‌نویسی مراعات اصل خلاصه‌نویسی الزامی است. به این علت تا امکان دارد از درازگویی و تکلف خودداری کنید.

۴. به فرایند استعفای دیگران دقت کنید

اگر در قبل فردی از همکاران استعفا داده است، به روال خروج و انتقال دقت کنید. ازمایش ها دیگران را در نظر بگیرید و فرایندهای خروج کارکنان را زمان نگارش نامه و تعیین تاریخ خروج در نظر بگیرید.

۵. خواسته‌های مدیر خود را برآورده کنید

بعد از تحویل نامه استعفا، احتمالا مدیرتان از شما بخواهد که کارهای باقی‌مانده را تکمیل کنید یا به فرد تازه برای سازگارشدن پشتیبانی کنید. در صورت امکان، خواسته‌های او را انجام دهید.

نمونه استعفا نامه

جناب آقای/خانم…………………
(گفتن شغلی یا سمت او)

اینجانب به علت (….) تصمیم دارم از شغل خود استعفا دهم. روز/هفته پایانی کار من تاریخ (….) خواهد می بود. علتافتخارم می بود که در این زمان با شما و تیم (….) همکاری داشتم. از شما و اعضای مجموعه (…..) بابت این توانایی سپاسگزارم و برایتان آرزوی پیروزی و پیشرفت دارم.

آمادگی دارم تا برای تسهیل روال خروج و جایگزینی خود همکاری کنم (یا در صورتی که برای جایگزینی بنده نیاز به همکاری من هست، با کمال میل آمادگی دارم). (بسته به نوع شغل، در صورتی که نیاز به توضیح بیشتری درمورد الزامات فرایند خروجتان هست، این قسمت را دقیق‌تر شرح دهید).

(اختیاری) با سپاس مجدد، راه‌های ارتباطی من به شرح زیر است. خوشحال خواهم شد که در آینده نیز در ربط باشیم.
(آدرس ایمیل و شماره تلفن همراه)

با احترام

(نام و نام خانوادگی)

امضا

توانایی شما از نوشتن نامه استعفا

آیا تابه‌حال استعفا نامه نوشته‌اید؟ نظرات و ازمایش ها خود درمورد نوشتن متن نامه اظهار قطع همکاری را با ما در بین بگذارید.