شاید فکر کنید پرمشغله هستید، اما در واقع روش صحیح مدیریت زمان را نمی‌شناسید و به همین دلیل روز‌هایتان بی‌نظم می‌شود و به تمام کار‌ها نمی‌رسید. تایم‌باکسینگ نوعی تکنیک مدیریت زمان است که به شما کمک می‌کند تا نظم شخصی برقرار کنید و برنامه‌هایتان را سازمانده‌ی نمایید. با این روش مهم‌ترین کار‌های روزانه در اولویت قرار می‌گیرند و می‌توانید مشخص کنید برای هر فعالیت چه مقدار زمان صرف شده است. در این گزارش به بررسی ماهیت تایم‌باکس، مزایای آن و نحوه بهره‌برداری صحیح می‌پردازیم.
تایم‌باکسینگ چیست؟
تکنیک تایم‌باکسینگ به معنای تقسیم زمان روز به چندین بازه زمانی (جعبه) و اختصاص هر بازه به انجام یک کار خاص است. در برنامه‌ریزی معمولی شما تنها فهرست کار‌ها را تدوین می‌کنید بدون تعیین دقیق زمان آغاز و پایان، اما در تایم‌باکس هر کار در یک بازه زمانی ثابت قرار می‌گیرد تا مشخص باشد چه زمانی آغاز می‌شود، چقدر طول می‌کشد و چه زمانی به پایان می‌رسد. حتی می‌توانید مکان انجام کار‌ها را نیز در این بازه‌ها ثبت کنید.
پس از تعیین بازه‌های روزانه، باید به آن‌ها متعهد بمانید و آن‌ها را همانند جلسات کاری در نظر بگیرید. در طول هر بازه باید تمرکز کامل روی کار داشته باشید، آن را به تعویق نیندازید و کار دیگران را جایگزین نکنید. در صورت نیاز می‌توانید تکنیک‌های افزایش تمرکز را در کنار تایم‌باکسینگ به کار بگیرید تا بهره‌وری روزانه به حداکثر برسد.
نحوه تعیین زمان مناسب برای کار‌های گوناگون
قبل از آغاز هر کار، نتیجه مورد انتظار و خروجی‌های مورد نیاز برای دستیابی به کیفیت مطلوب را مشخص کنید. سپس برآورد کنید که تولید این خروجی‌ها چقدر زمان می‌برد و بر این اساس کار را در یک یا چند تایم‌باکس قرار دهید. کار‌های طولانی را در چند بازه کوتاه‌تر تقسیم کنید تا از خستگی جلوگیری شود.
با فرا رسیدن زمان هر بازه، کار را آغاز کنید و طوری پیش بروید که با پایان بازه، کار نیز به اتمام رسیده باشد. زمان اختصاص‌یافته نباید آنقدر کم باشد که با عجله و استرس کار انجام شود، و نباید آنقدر زیاد باشد که بخش از زمان هدر رود یا تمرکز شما در میان کار به مسائل دیگر معطوف گردد.
اگر کاری به زمان بیش‌تری نیاز دارد، چند تایم‌باکس به آن اختصاص دهید، اما هرگز از محدوده تعیین‌شده برای یک تایم‌باکس خارج نشوید!
مزایای بهره‌گیری از تایم‌باکسینگ
در صورت تعهد به این تکنیک، از مزایای زیر بهره‌مند خواهید شد
- هنگام رسیدن زمان انجام کار، ذهن شما مجبور می‌شود روی همان فعالیت متمرکز بماند و دچار حواس‌پرتی نشود.
- با تعهد بی‌قید و شرط به بازه‌های زمانی، نظم شخصی را فرا می‌گیرید.
- می‌دانید که در طول یک تایم‌باکس تنها آن کار خاص روی میز است و سایر کار‌ها برای بازه‌های بعد برنامه‌ریزی شده‌اند؛ در نتیجه تمرکز آسان‌تر می‌شود.
- بر کمال‌گرایی خود تسلط پیدا می‌کنید و بیش از حد برای یک کار زمان نمی‌گذارید.
- مدیریت زمان ساده‌تر شده و کار‌ها به‌موقع و با کیفیت مطلوب تحویل داده می‌شوند.
- می‌دانید هر کار چقدر طول می‌کشد و در طول روز چه کار‌هایی باید انجام شود؛ بنابراین برنامه‌ریزی راحت‌تر می‌شود.
درمان اهمال‌کاری با تایم‌باکسینگ
اهمال‌کاری یکی از چالش‌های اصلی افرادی است که نظم شخصی ندارند و کار‌ها را تا لحظه آخر موکول می‌کنند؛ تایم‌باکسینگ روشی موثر برای مقابله با این پدیده است.
ذهن انسان وقتی کاری را آغاز می‌کند، به جستجوی نقطه پایان آن می‌پردازد. شاید برایتان پیش آمده باشد که در میان تماشای یک فیلم یا سریال متوجه شوید که از آن لذت نمی‌برید، اما تنها برای اینکه فکر نماند کار ناتمام مانده، تا پایان تماشا می‌کنید. این ویژگی ذهن کاربرد‌های سود‌مندی نیز دارد؛ کافی است کار معوقه را آغاز کنید، سپس ذهن شما درگیر می‌شود و تا اتمام کار رهایتان نمی‌دهد.
با بهره‌گیری از تایم‌باکسینگ به خودتان یادآوری می‌کنید که زمان انجام کار معوقه فرا رسیده و باید همین الان آغاز شود. یادتان باشد که تعهد به آغاز و پایان بازه‌های زمانی یکی از مهم‌ترین ارکان موفقیت در این تکنیک است. وقتی کار را آغاز کردید، مقاومت اولیه ذهن از بین می‌رود و می‌توانید آن را تا انت‌ها ادامه دهید.
اگر ماموریت معوقه طولانی است، می‌توانید آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و هر بخش را در یک تایم‌باکس یک تا دو ساعته به انجام برسانید.
پیشگیری از کمال‌گرایی با تدوین تایم‌باکس
هر کاری به همان اندازه‌ای که برایش زمان اختصاص دهید، طول می‌کشد؛ این قانون پارکینسون است. تصور کنید رئیس شما برای یک کار یک هفته زمان داده، اما ناگ‌هان تماس می‌گیرد و می‌گوید باید کار در سه روز تحویل داده شود. شما کار را انجام می‌دهید، نه؟ آیا حجم کار تغییر کرده است؟ خیر، تنها تغییری در ذهن شما رخ داده که به جای یک هفته، سه روز برای اتمام کار در نظر گرفته شده است.
وقتی کاری را بدون تعیین محدودیت زمانی برای پایان، آغاز می‌کنید، بذر شلوغی و بی‌نظمی کل روز را کاشته‌اید! در مقابل، وقتی به انجام کار در زمان مشخص متعهد می‌مانید، دیگر فرصتی برای کمال‌گرایی سمی نخواهید داشت، چون باید کار را به‌موقع تمام کنید و به جلسات مهم بعدی برسید. همان‌طور که گفتیم، هر تایم‌باکس همانند یک جلسه کاری مهم است که باید در زمان دقیق و با تمرکز کامل برگزار شود.
بهره‌گیری از تایم‌باکسینگ در جلسات کاری
تا اینجا بازه‌های زمانی را به جلسات کاری تشبیه کردیم، اما در این بخش توضیح می‌دهیم که تکنیک تایم‌باکسینگ واقعا برای افزایش بهره‌وری جلسات سازمانی نیز کاربرد دارد.
اگر به جلسات سازمانی دقت کنید، متوجه می‌شوید بسیاری از آن‌ها تنها اتلاف زمان هستند و خروجی خاصی ندارند، اما با تایم‌باکسینگ می‌توانید جلسات را با بازده‌ی بالا‌تر برگزار کنید تا هم خروجی مطلوب حاصل شود و هم زمان هدر نرود. برای هر جلسه یک بازه زمانی بسازید و موارد زیر را مشخص نمایید
- زمان آغاز جلسه
- زمان پایان جلسه
- کار‌هایی که باید در طول جلسه انجام شود
- خروجی مورد انتظار جلسه
تایم‌باکس را برای همه شرکت‌کنندگان ارسال کنید. وقتی جلسه محدودیت زمانی دارد، افراد از سخنان بی‌نتیجه و اتلاف‌کننده خودداری می‌کنند و روی موضوعات مهم متمرکز می‌شوند. برخی جلسات احتمالا تنها ۱۵ دقیقه نیاز دارند؛ مثلا هر روز صبح می‌توانید با تیم خود جلسه ۱۵ دقیقه‌ای برای مرور کار‌های روز برگزار کنید. در چنین جلساتی حتی نیازی به نشستن روی صندلی نیست؛ همه موارد را به سرعت مرور کرده و به سراغ تایم‌باکس‌های خود بروید.
استفاده از تکنیک تایم‌باکس در موبایل یا کامپیوتر
یکی از ساده‌ترین راهکار‌های تایم‌باکسینگ، بهره‌گیری از آن در تلفن همراه یا کامپیوتر شخصی است. تقریبا تمام تقویم‌های آنلاین این قابلیت را دارند، اما تقویم گوگل (Google ) یکی از کاربردی‌ترین برنامه‌هاست که با این روش کار می‌کند. تقویم گوگل روی حساب جیمیل شما ذخیره می‌شود و در تمام دستگاه‌های متصل به جیمیل در دسترس است. این اپلیکیشن در زمان آغاز یا پایان هر بازه، اعلان (نوتیفیکیشن) به تلفن شما ارسال می‌کند. اگر امکان‌پذیر است اعلان‌های تلفن غیر‌فعال باشند، برای آغاز و پایان هر تایم‌باکس زنگ هشدار تنظیم کنید تا حواس‌تان پرته نشود و هر کاری در زمان مقرر آغاز و به پایان برسد.
ترکیب تکنیک پومودورو و تایم‌باکسینگ
تکنیک پومودورو یکی از راهکار‌های مناسب برای افزایش تمرکز است. در پومودورو شما باید ۲۵ دقیقه با تمرکز کامل کار کنید، سپس ۵ دقیقه استراحت کنید؛ در زمان استراحت بهتر است به جای مراجعه به تلفن، حرکات کششی انجام دهید یا در اتاق قدم بزنید. سپس مجدد ۲۵ دقیقه کار کنید و ۵ دقیقه استراحت کنید. این چرخه را برای بار سوم و چهارم تکرار کنید، اما پس از بار چهارم به جای ۵ دقیقه، ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت طولانی‌تر داشته باشید.
با ترکیب تایم‌باکسینگ و پومودورو، هر بازه زمانی ۲۵ دقیقه خواهد بود. به این ترتیب وقتی کاری را آغاز کردید، تنها ۲۵ دقیقه برای آن زمان بگذارید و بخش بعدی را به بازه بعد منتقل کنید. این کار باعث می‌شود ذهن شما به دلیل کوتاه بودن بازه، مقاومت کمتری نشان دهد و به دلیل تعهد به بازه‌های زمانی، نظم شخصی نیز تقویت گردد.
کلام آخر؛ جعبه‌های زمانی مرز بین لحظات شما هستند
شما نمی‌توانید بدون پاسپورت و ویزا از مرز ایران خارج شوید و به کشور‌های همسایه بروید؛ تایم‌باکسینگ نیز باید همین‌قدر قانونمند باشد. هیچ کاری نباید قبل از زمان تعیین‌شده آغاز شود یا پس از زمان مقرر به پایان برسد. هر کار باید در تایم‌باکس خود انجام شود و اگر طولانی‌تر شد، باید تایم‌باکس بعدی به آن اختصاص یابد.
در این مقاله توضیح دادیم تایم‌باکسینگ چیست و در چه مواردی سودمند است. تنها راز موفقیت در بهره‌گیری از این تکنیک، تعهد به روش اجرای آن است. اگر تجربه‌ای در مورد استفاده از بازه‌های زمانی دارید یا از متد دیگری برای مدیریت زمان روزانه بهره می‌برید، در بخش نظرات برای ما بنویسید.
