آیا شما نیز از یک جلسه به جلسه دیگر می‌دوید، صندوق ورودی ایمیل‌تان پر از پیام‌های نخوانده است و هر روز ساعت‌ها کار می‌کنید اما همچنان از فهرست وظایف‌تان عقب می‌مانید؟ اگر پاسخ مثبت است، شما جزو افراد پرمشغله هستید که برای آن‌ها حتی ۲۴ ساعت در روز هم کافی به نظر نمی‌رسد. در این گزارش ده نکته کلیدی برای افزایش بهره‌وری و همچنین بایدها و نباید‌های مدیریت وقت برای این دسته از افراد بررسی شده است.
ده نکته طلایی برای افزایش بهره‌وری در محیط کار
۱. تمرکز بر یک وظیفه مشخص
انجام همزمان چند کار اگرچه مفید به نظر می‌رسد، اما تحقیقات نشان می‌دهد که این روش باعث کاهش بهره‌وری و افزایش استرس می‌شود و اثرات منفی بر سلامت مغز دارد. تمرکز کامل بر یک کار در هر لحظه، کیفیت خروجی را به طور قابل‌توجه‌ی بهبود می‌بخشد.
۲. مدیریت عوامل حواس‌پرتی
عوامل حواس‌پرتی از رسانه‌های اجتماعی تا همکاران پرحرف در همه جا وجود دارند. پیشگیری از این عوامل آسان‌تر از تمرکز مجدد پس از حواس‌پرتی است. برای این منظور می‌توانید استراحت‌های منظم برنامه‌ریزی کنید، چت‌های غیر‌ضروری را ببندید، تلفن را بی‌صدا کنید و از هدفون یا محیطی آرام‌تر استفاده نمایید.
۳. زمان‌بندی هوشمند با تکنیک پومودورو
اختصاص بازه‌های زمانی خاص برای هر وظیفه هنگام مواجهه با کار‌های فرا‌وان، راهکاری موثر است. تکنیک پومودورو که شامل بازه‌های کاری ۲۵ دقیقه‌ای به همراه استراحت‌های کوتاه می‌باشد، ابزاری کاربردی برای مدیریت زمان محسوب می‌شود.
۴. شکل دادن به عادت‌های بهره‌وری
عادت‌های بهره‌وری روتین‌های انعطاف‌پذیر هستند که بر اساس نیاز‌های فردی تنظیم می‌شوند. مهم‌ترین این عادت‌ها شامل صبحانه کامل، تدوین لیست مهم‌ترین وظایف روز، مدیتیشن به عنوان استراحت، پیاده‌روی روزانه، مصرف نوشیدنی‌های انرژی‌بخش، و کتاب‌خوانی منظم و متمرکز می‌باشد.
۵. بیداری زودهنگام
بیداری زودهنگام می‌تواند بهره‌وری را به طور قابل‌توجه‌ی ارتقا دهد. زمان صبح برای فعالیت‌های سلامت‌محور مانند ورزش، مدیتیشن یا صبحانه سالم به جای ورود مستقیم به کار‌های اداری استفاده شود.
۶. اولویت‌بندی وظایف
مدیریت اولویت‌ها به صورت گروه‌ی به حفظ تمرکز کمک می‌کند. تعیین بازه‌های زمانی مشخص برای چک کردن تلفن، ایمیل و درخواست‌های کاری، امکان مدیریت موثر وظایف غیر‌کار‌شناسی را فراهم می‌آورد.
۷. برون‌سپاری و تفویض وظایف
تفویض کار‌ها تنها مختص شرکت‌های بزرگ نیست و کسب‌وکار‌های کوچک نیز می‌توانند از نیرو‌های دورکار برای کار‌هایی نظیر طراحی، تحقیق و گرافیک استفاده کنند. این کار زمان شما را برای وظایف استراتژیک‌تر آزاد می‌سازد.
۸. قانون‌گذاری برای ایمیل و پیام‌ها
ایمیل و پیام‌های تلگرامی می‌توانند زمان زیادی را بگیرند. تعیین ساعات خاص برای بررسی پیام‌ها، خاموش کردن اعلان‌ها در ساعات تمرکز، و داشتن پاسخ‌های از پیش تهیه شده برای موارد مرسوم، مدیریت بهتر ارتباطات را تضمین می‌کند.
۹. یادگیری از تجربیات دیگران
مطالعه کتاب‌ها، مقالات و منابع آنلاین درباره استراتژی‌های بهره‌وری که برای دیگران موثر بوده، دیدگاه‌های ارزشمند فراهم می‌کند. مرحله بعد تطبیق این استراتژی‌ها با نیاز‌های شخصی است.
۱۰. بازی‌واره‌سازی (گیمفیکیشن) در محیط کار
استفاده از مکانیزم‌های بازی در کار می‌تواند انجام وظایف را لذت‌بخش‌تر و جذاب‌تر سازد. ایجاد سیستمی که بازخورد و پاداش فوری برای تلاش‌ها در نظر بگیرد، فضای کاری تعاملی و مفرح ایجاد کرده و عملکرد را بهبود می‌بخشد. برنامه‌های مختلفی برای این منظور وجود دارند.
بایدها و نباید‌های اصلی برای افراد پرمشغله
کار‌هایی که باید انجام داد
اولویت‌بندی وظایف تمرکز بر کار‌های با تأثیر بالا و همسو با اهداف با استفاده از روش‌هایی مانند ماتریس آیزن‌هاور. زمان‌بندی دقیق اختصاص بازه‌های زمانی مشخص برای فعالیت‌های مختلف. هدف‌گذاری شفاف تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت قابل دسترس و تقسیم آن‌ها به وظایف قابل مدیریت. تفویض اختیار واگذاری کار‌ها به تیم و همکاران با اعتماد به توانایی‌های آن‌ها. استفاده از ابزار‌های بهره‌وری بهره‌گیری از اپلیکیشن‌هایی مانند ترلو، آسانا یا تودولیست. استراحت‌های کوتاه منظم استفاده از تکنیک‌هایی مانند پومودورو برای تازه نگه داشتن ذهن. یادگیری گفتن نه انکار محترمانه وظایف و جلساتی که با اولویت‌های اصلی همسو نیستند. خودکار‌سازی کار‌های تکراری استفاده از ابزار‌ها برای مرتب‌سازی ایمیل، زمان‌بندی قرار‌ها و پست‌های شبکه‌های اجتماعی. حفظ سبک زندگی سالم ورزش منظم، تغذیه متعادل و خواب کافی برای بهره‌وری پایدار. بازتاب و تنظیم مجدد هفتگی بررسی عملکرد هفته و اصلاح استراتژی‌ها بر اساس نتایج.
کار‌هایی که نباید انجام داد
چندوظیفگی انجام همزمان چند کار معمولا منجر به اشتباه و کاهش کیفیت می‌شود. تعهد بیش از ظرفیت واقعی‌بودن در پذیرش وظایف و اجتناب از زیاده‌روی. تغافل از حواس‌پرتی‌ها خاموش کردن اعلان‌های غیر‌ضروری و ایجاد محیط تمرکز. تعلل در کار‌های دشوار انجام وظایف سخت در اوایل روز برای کاهش وسوسه تعویق. کار بدون برنامه‌ریزی اختصاص چند دقیقه روزانه برای برنامه‌ریزی پیش از شروع کار. نادیده گرفتن خودمراقبتی اجتناب از فرسودگی با استراحت و انرژی‌گیری منظم. مدیریت ذره‌بینی اعتماد به تیم و اجتناب از کنترل بیش از حد که وقت‌گیر و روحیه‌شکن است. جلسات طولانی و بی‌هدف جلسات کوتاه با دستور کار واضح. انکار اهمیت تفویض تلاش برای انجام همه کار‌ها به تنه‌ایی نتیجه معکوس دارد. توقف یادگیری و توسعه اختصاص وقت برای رشد حرفه‌ای حتی در اوج مشغله.
شما برای افزایش بهره‌وری و تمرکز از چه روش‌هایی استفاده می‌کنید؟ آیا تا به حال از استراتژی‌های ذکر شده استفاده کرده‌اید؟ به نظر شما آیا داشتن بهره‌وری بالا برای افراد پرمشغله امکان‌پذیر است؟
منبع ، inc
<div class="chetor__product__box-text"چگونه با مدیر و همکاران خود تعامل موثری داشته باشیم.
چگونه در سازمان خود پله‌های ترقی را به‌سرعت طی کنیم.